Pour une entreprise qui emploie de nombreux salariés, il n’est pas facile de gérer le planning de chaque collaborateur. Le logiciel de gestion des congés a été créé afin de contrôler et de valider l’absence du personnel. Avec ce logiciel, la gestion des congés des employés ne constitue plus une perte de temps comme elle se fait directement en ligne. Le logiciel de gestion des congés simplifie également les processus RH.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés ?
Le logiciel de gestion des congés prend en charge le solde des congés, la demande d’absence, la validation des absences ainsi que la gestion prévisionnelle des compteurs. Les procédures de planning de congé et des absences sont automatisées à partir de ce logiciel. Le logiciel de gestion des congés payés dispose de caractéristiques très fonctionnelles. En ce qui concerne le planning, le responsable RH n’a plus à utiliser le tableau Excel pour gérer les congés des salariés. De plus, les demandes d’absences ne se font plus sur papier. Via le logiciel de gestion des congés, elle se fait directement en temps réel en ligne. Ensuite, le responsable a la possibilité de valider ou de refuser le congé d’un salarié rapidement en ligne. Il effectue également le suivi des soldes des compteurs en temps réel. L’outil de gestion des absences permet aux responsables RH de mieux gérer les congés payés. Le transfert des absences se fait automatiquement dans la fiche de paye sans avoir à saisir des données. Disposer de ce logiciel est indispensable pour une entreprise afin de mieux gérer les absences et les congés du personnel.
Le fonctionnement du logiciel de gestion des absences
L’outil de gestion des absences permet de contrôler le planning du personnel depuis une interface web ou une application mobile. Pour la réalisation des actions, chaque employé dispose d’une interface personnalisée via un accès en ligne. À partir de cet outil de gestion, les employés ont la possibilité de compléter des formulaires de demande de congé ou d’absence. Ces demandes seront directement soumises à leur supérieur. De leur côté, les responsables RH traitent les demandes d’absences qui ont été soumises par les employés. Après une observation du planning de l’entreprise, ils seront en mesure de valider ou de rejeter les demandes. En revanche, les directeurs des ressources humaines et les autres administrateurs RH effectuent une personnalisation de l’application et pilotent la masse salariale.
Les différentes fonctionnalités du logiciel de gestion des congés
Un logiciel de gestion des absences peut disposer de plusieurs fonctionnalités:
- Le self-service RH
Par l’intermédiaire de cet outil de gestion, les collaborateurs ont la possibilité d’observer leurs soldes de congé en temps réel grâce à la mise à disposition de l’application à partir d’un accès en ligne. Ils peuvent accéder à un calendrier interactif et ont la possibilité de visualiser les congés posés par leurs collègues. De cette manière, ils pourront à leur tour, planifier leurs congés. À partir des informations perçues, le salarié peut planifier sa date de départ et de retour en congé. Il complète lui même le formulaire qui contient le nom, la durée et le type de congé qu’il demande. Ensuite, il soumettra cette demande à son supérieur.
- La gestion des congés et des absences par le portail RH
Pour la gestion des demandes soumises par leurs subordonnées, les responsables RH disposent d’une interface particulière. Ils ont la possibilité de visualiser les demandes d’absences une par une ou sous forme de liste. Un calendrier interactif est à leur disposition pour leur permettre de se mettre au courant du planning de l’entreprise au moment de chaque demande. Grâce au logiciel gestion des congés payés, ces responsables RH peuvent rejeter ou valider une demande en un seul clic. Par la suite, une notification automatique parviendra à l’employé concerné.
- Le pilotage de la masse salariale
Afin de mieux gérer le personnel, le directeur des ressources humaines a à sa disposition une interface personnalisée. Cette interface personnalisée lui permet de visualiser les rapports et les indicateurs de performance. Cet outil lui permet également d’être au courant sur les durées, les fréquences et la raison des absences récurrentes. Il peut aussi déterminer le taux d’absentéisme. Avec l’outil de gestion des congés, les absences sont réparties par genre, par nature et pour chaque service.
En tant qu’administrateur, le directeur des ressources humaines a le pouvoir de personnaliser l’application afin de mettre un point sur la politique de l’entreprise en termes de congé. Ainsi, il a la possibilité de modifier, d’ajouter ou de supprimer certains types de congé ou de contrat. Il peut également ajouter des périodes particulières dans le planning des équipes.
Pour qui est destiné le logiciel de gestion des congés ?
Le logiciel de gestion des congés payés peut être utilisé par tous les types d’entreprises ou d’organisation. Il peut s’agir d’un TPE, d’une PME, de grands groupes ou d’une entreprise internationale. En interne de l’entreprise, on peut distinguer trois profils d’utilisateurs. Il y a les employés qui font les demandes de congé, les managers qui gèrent ces demandes et les dirigeants des ressources humaines qui effectuent le pilotage de la masse salariale. En revanche, pour les petites et les moyennes entreprises, le rôle du manager et du directeur peut être confondu.
Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion du personnel
En utilisant le logiciel gestion des congés payés, on gagne du temps sur la gestion des congés. Le personnel a la possibilité de faire sa demande de congé en ligne. De son côté, le responsable peut valider ou refuser la demande d’absence du salarié rapidement en ligne. Ce logiciel facilite donc le processus de validation des congés. Tout le personnel d’une entreprise peut accéder au logiciel de gestion des absences. Ils pourront facilement se mettre au courant du planning de l’entreprise, de chaque service et de leur équipe et planifier à leur tour leurs absences.
Par rapport à une demande de congé orale ou sur papier, il ne risque pas d’y avoir des erreurs liées aux traitements de la demande. L’outil de gestion des congés offre un gain de temps et de productivité aux managers. Même étant en déplacement, ils peuvent gérer facilement les demandes de congé de ses subordonnés. Le solde de congé restant pour chaque employé sera également calculé automatiquement par le logiciel.
Comment choisir un logiciel de gestion des congés et des absences ?
Choisir un logiciel de gestion des congés payés et des absences pour une entreprise exige des critères particuliers qu’il ne faut pas négliger. Ainsi, il faut intégrer dans sa recherche l’ergonomie du logiciel. Il doit présenter un caractère simple et intuitif. Pour un collaborateur ou un responsable RH qui est en déplacement constant, la présence d’une application mobile est indispensable. En revanche, pour les structures importantes, l’interopérabilité avec le système d’information ressource humaine ou SIRH peut être indispensable. Le coût global de l’outil de gestion des congés et des absences doit également être pris en compte. De manière générale, le prix doit être en fonction du nombre d’utilisateurs.